Tu envisages d’automatiser une ou plusieurs tâches dans ton business ? C’est une excellente chose ! Cependant, tu dois veiller à ne pas brûler les étapes. Pour que ce principe d’automatisation soit bénéfique à ton entreprise, il est essentiel de l’utiliser de la bonne manière. Tu ne sais pas par où commencer ? Pas de panique ! J’ai réuni pour toi les 3 questions à te poser avant d’automatiser une tâche dans ton business.
Ton process actuel est-il fluide et efficace ?
Analyser l’efficacité de chaque tâche au préalable
Toute automatisation doit avant tout passer par une analyse de tes processus actuels. Comme pour la structure générale de ton business, les différentes tâches effectuées au sein de ton entreprise doivent reposer sur des bases solides.
Il est donc essentiel de s’assurer que chaque étape et chaque action mise en place dans ton business fonctionnent correctement. Elles doivent également avoir du sens face aux objectifs fixés et apporter des résultats mesurables.
Déceler les inefficacités dans ton organisation actuelle
Avant d’envisager toute possibilité d’automatisation des tâches, tu vas donc te concentrer sur l’optimisation de tes processus existants. Cela passe, dans un premier temps, par l’identification de certaines incohérences qui tendent à être améliorées.
Parmi les différentes actions à effectuer, je te conseille par exemple de :
- Mettre en évidence les tâches chronophages qui prennent beaucoup de temps sans contribuer réellement au résultat final attendu.
- Identifier les diverses missions effectuées en doublon qui pourraient être confiées à une seule personne
- Demander des feedbacks à tes équipes ou à tes partenaires pour déceler d’éventuels points de blocages.
- Revoir les délais de réalisation consacrer à chaque tâche et relever d’éventuelles failles afin de pouvoir apporter par la suite des solutions qui te permettront de gagner en efficacité.
L’analyse précise de tes processus actuels et la mise en lumière des étapes inefficaces vont te donner ainsi les axes d’améliorations à envisager avant d’entreprendre toute démarche d’automatisation au sein de ton entreprise.
Quelles améliorations peuvent être apportées pour éviter d’automatiser les erreurs ?
Corriger les erreurs existantes et améliorer chaque process
Après avoir identifié ce qui ne fonctionne pas de manière optimale dans le process concerné, tu vas devoir nécessairement apporter des améliorations afin de ne pas automatiser des erreurs. Une action essentielle pour ne pas multiplier les inefficacités.
Pour pouvoir corriger les erreurs existantes, je t’encourage à suivre les étapes suivantes :
- Tester manuellement le process que tu souhaites automatiser. Tu pourras ainsi repérer et corriger plus facilement les erreurs commises fréquemment.
- Supprimer les étapes inutiles afin d’éliminer les actions redondantes qui ralentissent ton process.
- Définir des formats clairs et uniques pour les différents fichiers ou formulaires utilisés afin de limiter au maximum les incohérences ou les erreurs de saisie.
En corrigeant ces erreurs et en affinant chaque process, tu pourras ainsi poser des bases fiables en vue de l’automatisation.
Optimiser le process en vue de l’automatisation
Une fois l’ensemble de ces corrections réalisées, tu vas devoir préparer ton process et l’optimiser au maximum afin de t’assurer du bon déroulé de ton automatisation. Cela passe notamment par :
- La mise en place de points de contrôle afin de détecter des anomalies qui pourraient bloquer le processus en question. Par la suite, tu pourras notamment utiliser un outil de vérification qui enverra une alerte en cas d’erreur.
- Documenter les étapes clés de ton processus afin qu’il soit bien compris de tous et facile à automatiser.
- Simplifier au maximum ton workflow en remplaçant les étapes complexes ou superflues par des actions plus directes.
- Effectuer une phase de test pour vérifier que ton process automatisé fonctionne comme prévu avant de le déployer complètement.
L’objectif est d’assurer que ton processus soit clair, efficace et parfaitement adapté à l’automatisation.
Comment vas-tu mesurer l’impact réel de l’automatisation ?
L’automatisation est un excellent levier pour gagner en efficacité. En revanche, tu dois t’assurer que la mise en place de cette solution fonctionne réellement pour ton entreprise. Le but est donc de confirmer sa valeur ajoutée dans l’organisation générale de ton business. Pour cela, des actions concrètes ainsi que des suivis réguliers doivent être mis en place pour évaluer son impact.
Pour avoir accès à toutes ces indications, je te conseille de procéder de la sorte :
- Définis des indicateurs clés de performance (ou KPI). Ces derniers te permettront de quantifier l’efficacité de l’automatisation pour chaque tâche concernée. Le temps économisé, la réduction du taux d’erreur, le niveau de satisfaction client ou encore l’efficacité de production font notamment partie des éléments à analyser et à prendre en compte.
- Compare les performances avant et après la mise en place de l’automatisation en rapprochant tes données initiales avec les résultats obtenus grâce à la nouvelle méthode. Avant d’entamer cette comparaison, pense cependant à laisser passer un certain temps afin de recueillir des éléments de réponse significatifs.
- Mets en place des outils de suivi pour analyser tes résultats en continu. L’utilisation de tableaux de bord ou encore de logiciels de gestion de projet pourra être une bonne option.
- Prends en compte les retours de tes équipes. Tes collaborateurs pourront ainsi t’indiquer si la mise en place de l’automatisation fonctionne de manière fluide et efficace.
- Évalue les gains financiers liés à la réduction des tâches manuelles. Pour cela, tu devras t’intéresser à ton retour sur investissement (ou ROI). L’impact de l’automatisation d’un de tes process pourra notamment être évalué à travers le calcul du taux horaire, la réduction des erreurs ou encore l’augmentation de la productivité.
- Mesure la constance de ces performances sur le long terme et ajuste à un moment donné si cela est nécessaire. Pour ce faire, tu ne devras pas hésiter à effectuer régulièrement des audits pour t’assurer que l’automatisation du process en question reste pertinente et alignée face à l’évolution de ton entreprise.
En suivant ces différentes étapes, tu pourras ainsi mesurer l’impact réel de l’automatisation de ton process. Tu l’as compris, l’objectif est bien évidemment de transformer ce précieux gain de temps en une véritable valeur ajoutée pour ton business.
Tu connais désormais les 3 questions à te poser avant d’automatiser une tâche dans ton business. Garde bien à l’esprit qu’un processus inefficace ne pourra donner lieu à une automatisation efficace. Pense donc à bien analyser ton process et à apporter les améliorations nécessaires au préalable. N’oublie pas également de prévoir de quelle manière tu mesureras l’impact de cette automatisation afin de confirmer qu’elle apporte une réelle valeur ajoutée dans les résultats de ton entreprise.
Tu n’es pas sûr de savoir quels processus automatiser dans ton business ? N’hésite pas à me contacter ! En tant qu’OBM, je t’accompagne et t’apporte les conseils stratégiques nécessaires pour que l’automatisation devienne un véritable levier de croissance pour ton entreprise.
