Les SOP : tout ce que tu dois savoir pour les intégrer efficacement dans ton entreprise

Les procédures opérationnelles standards, ou SOP, définissent la manière dont chaque tâche doit être réalisée au sein de ton entreprise. Au quotidien, ces instructions détaillées te permettent d’assurer une véritable cohérence dans l’élaboration de tes différentes missions. Le problème, c’est que tu te demandes sûrement comment réaliser ces process ou encore s’ils sont vraiment faits pour ton entreprise ? Ça tombe bien ! En tant qu’OBM, j’ai fait un résumé pour toi de tout ce que tu dois savoir pour intégrer efficacement les SOP dans ton entreprise. 

Gagner en productivité et en efficacité grâce aux SOP

La mise en place de SOP te permet d’avancer de manière structurée dans tes tâches quotidiennes. En suivant des pratiques standardisées, tu instaures dans ton entreprise un cadre qui la rend organisée, mais aussi efficace. 

Les SOP contribuent à améliorer ta productivité grâce à différents leviers, tels que : 

  • La standardisation des tâches. Ce principe te permet de définir les meilleures pratiques à employer pour chacune des actions qui doivent être réalisées au sein de ton entreprise. En t’appuyant sur ce qui fonctionne déjà, tu limites la variabilité de tes résultats. Ce qui te permet d’assurer une qualité constante et donc, d’améliorer ta productivité.
  • La réduction des erreurs. Les SOP permettent d’éliminer considérablement tes interrogations ou celles de tes collaborateurs sur la manière d’exécuter les tâches. En instaurant une procédure précise pour chaque mission, tu contribues à limiter les erreurs et, de ce fait, à réduire le temps passé à les corriger. 
  • La facilitation de la délégation. L’existence de SOP simplifie la délégation des tâches au quotidien et assure une continuité des opérations. En suivant ces instructions, les membres de ton équipe peuvent prendre aisément le relais en assurant correctement les divers travaux qui leur sont confiés. Ce qui peut être un vrai plus pour te décharger et te concentrer uniquement sur ta zone de génie.

Garde en tête qu’il est inutile de vouloir réinventer la roue à chaque fois. Utilise ce qui a déjà fait ses preuves. C’est en te basant sur ce qui fonctionne que tu pourras réaliser ou faire réaliser des tâches quotidiennes sans te demander continuellement comment faire.

Gagner en productivité et efficacité grâce aux SOP

Comprendre que les SOP ne sont pas réservées aux grandes entreprises

Tu penses que les SOP ne sont pas faites pour toi, car tu as une petite entreprise ? Détrompe-toi ! Les SOP sont au contraire un élément essentiel. Pour faire grandir ton entreprise, rien de mieux qu’une base solide et des process bien définis. 

Même dans une petite entité, l’organisation reste la clé d’un bon développement. Sans guide précis, chaque petit changement du quotidien peut devenir un véritable obstacle. Par exemple, un arrêt maladie peut facilement compromettre la continuité des opérations si personne n’est capable de remédier à cette absence. Avec des procédures claires et structurées, tes collaborateurs peuvent facilement prendre le relais.  

Cette notion est également valable si tu intègres une nouvelle personne dans ton équipe. Le fait de pouvoir suivre une feuille de route détaillée va lui donner la possibilité d’assimiler plus facilement les tâches qu’elle doit effectuer et de quelle manière elle doit procéder. Ce qui représente un réel gain de temps en termes de formation du personnel.

Choisir la bonne personne pour rédiger les process de l’entreprise

L’efficacité d’une procédure opérationnelle standard repose avant tout sur sa précision et sa pertinence. Je te conseille donc de confier cette mission à la personne qui effectue au quotidien ou régulièrement la tâche qui doit être décrite. Son expérience lui permet de connaître tous les détails et les nuances du processus. Elle sera ainsi plus à même d’expliquer les différentes étapes ou encore les éventuelles difficultés relatives à cette action.

Cependant, au-delà d’un point de vue purement opérationnel, n’oublie pas que chaque tâche répond également à un objectif précis qui s’inscrit dans la stratégie globale de ton entreprise. Ainsi, il peut être judicieux de solliciter l’avis de tes chefs d’équipe. Leur expertise pourra t’assurer que la SOP en question couvre bien tous les aspects nécessaires pour atteindre les résultats souhaités.

Dans tous les cas, pense toujours à faire relire la procédure aux utilisateurs qui seront susceptibles de l’utiliser. Les feedbacks sont essentiels pour s’assurer que la SOP est suffisamment claire et bien applicable.

Faire une bonne SOP

Faire une bonne SOP : comment s’y prendre ?

Certaines notions sont indispensables pour mettre en forme une SOP. La clarté et la concision font notamment partie de ces principes fondamentaux. Tu dois donc veiller à ce que chaque process réponde à des instructions directes et facilement compréhensibles de tous. 

Pour élaborer une procédure complète et précise, je te recommande de faire apparaître les éléments suivants : 

  • Un titre simple et explicite
  • Le but de la SOP pour comprendre son importance dans la vision globale de l’entreprise
  • Le contexte dans lequel elle doit être appliquée
  • Le nom ou statut des personnes responsables des différentes parties du processus
  • Les diverses étapes du process, détaillées sous forme de listes à puces ou avec une numérotation
  • La liste des documents qui doivent être remplis et de quelle manière ils doivent être enregistrés

Si tu n’es pas à l’aise avec l’idée de rédiger un texte, tu peux tout à fait réunir ces différents points dans une vidéo. L’important est de garder un format standard pour toutes tes SOP afin d’assurer une certaine cohérence. 

N’oublie pas qu’il est également indispensable de réviser régulièrement tes process. Cette démarche te permet de rester à jour face aux diverses évolutions internes ou externes.

Assurer la maintenance et la cohérence des process

La maintenance et la cohérence des process reposent avant tout sur une excellente organisation. Afin de t’assurer de la bonne utilisation de tes SOP dans ton entreprise, tu dois notamment veiller à : 

  • Les garder dans un endroit central et accessible à tous. Le but est que chacun des membres de ton équipe puisse consulter ces procédures en toute simplicité.
  • Communiquer sur les différentes mises à jour qui peuvent être effectuées sur ces SOP.
  • Mesurer leur performance. Pour cela, tu peux t’appuyer sur des KPI (ou indicateurs clés de performance) qui te permettront d’évaluer leur efficacité.

Tes procédures doivent toujours suivre un principe de flexibilité. En les révisant régulièrement, tu pourras t’adapter plus facilement aux changements du marché ou encore à l’apparition de nouvelles technologies. En suivant cette logique d’ajustement, tu contribues à améliorer l’efficience de tes SOP.

Tu vois, les SOP ne sont pas si compliquées 🙂. Que tu sois à la tête d’une petite ou d’une grande entreprise, ces procédures opérationnelles standards sont indispensables dans le développement de ton entreprise. 

Tu dois cependant rester vigilant et ne pas tomber dans la frénésie des process. En tant qu’Online Business Manager, je peux t’accompagner dans cette mission. Mon rôle est de t’aider à te focaliser sur ta priorité, à savoir la croissance de ton business. 

Alors si tu souhaites bâtir des fondations solides et que tu ne sais pas par où commencer, contacte-moi ! Ensemble, nous pourrons définir avec méthodologie et efficacité les différentes étapes qui permettront à ton entreprise de grandir. 

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