Réussir ton rendez-vous d’onboarding, c’est avant tout poser les bases d’une collaboration fluide et productive avec ton client. Cette première approche va te permettre d’entamer les fondations d’une relation basée à la fois sur l’efficacité et la confiance. Le problème, c’est que tu ne sais pas forcément comment t’y prendre pour mettre tout ça en place. J’ai la solution 🙂. En tant qu’OBM, j’attache une attention toute particulière à ce premier rendez-vous stratégique. J’ai donc pu réunir pour toi les 9 étapes clés pour un onboarding réussi. De quoi garantir un accompagnement sur mesure et transparent à tes clients.
Cet article te permettra notamment :
- De clarifier les objectifs et les attentes de ton client ;
- De structurer ton projet avec un rétroplanning précis ;
- D’assurer un suivi transparent et une communication efficace ;
- De garantir des résultats concrets tout en apportant de la valeur et une visibilité à long terme.
La création d’un dashboard centralisé sur Notion
Le dashboard va te donner la possibilité de mettre en avant tous les indicateurs de performances (ou KPIs) essentiels pour suivre l’évolution du projet en cours. En l’intégrant de manière centralisée sur un outil d’organisation tel que Notion, ton client va lui aussi pouvoir avoir accès à ces données plus que précieuses.
Cette action favorise notamment :
- La mise en place d’une organisation claire ;
- L’accès aux informations de manière simple et transparente ;
- Un suivi des progrès en temps réel ;
- Un alignement des attentes de chacun dès le premier jour ;
- La possibilité de personnaliser le dashboard afin qu’il réponde aux besoins spécifiques de ton client.
L’accès partagé à toutes ces informations lui permet d’avoir une visibilité complète sur l’avancée du projet. Le suivi des objectifs, mais aussi l’anticipation des obstacles sont donc largement simplifiés grâce à cette façon de procéder.
Une rencontre en face-à-face (en visio ou en présentiel)
Pour mener à bien une mission, je considère qu’une rencontre est essentielle. Une relation de confiance passe déjà par une connexion authentique. C’est à travers cette première rencontre basée sur l’écoute et l’échange qu’un lien va pouvoir s’établir. Ce contact est indispensable pour comprendre les attentes de ton client, mais aussi pour insuffler une dynamique positive au projet, dès le départ.
Lors de cet échange, tu vas pouvoir apporter des réponses immédiates aux premières questions, que ce soit les tiennes ou bien celles de ton client. De quoi assurer :
- Une clarification des doutes ;
- Une adaptation rapide face aux besoins du projet concerné ;
- Une plus grande réactivité pour dissiper toute source de confusion ;
- Une meilleure compréhension des différentes étapes et du déroulement de la mission pour ton client.
Tu l’as compris, qu’elle se fasse en visio ou en présentiel, cette première rencontre est absolument incontournable.
Une écoute approfondie des besoins et des objectifs de ton client
Être à l’écoute de ton client est un principe fondamental si tu souhaites répondre de la meilleure façon à ses besoins et à ses objectifs. C’est en donnant de l’importance et de la valeur aux informations collectées lors de vos différents échanges que tu pourras lui offrir un vrai service sur-mesure, adapté aux défis qui t’ont été fixés.
La flexibilité de ton approche, la pertinence de tes actions ou encore ton adaptation proactive sont des éléments indispensables pour mener à bien le projet. Grâce à cette écoute approfondie et à cette approche personnalisée, ton client se sentira valorisé dès les premières discussions. Ce sentiment de considération permettra d’accroître sa confiance et son engagement, posant ainsi les bases d’une collaboration positive dès le départ.
La validation des métriques de succès et de progression
Avant toute chose, il est primordial de savoir où on va ! Et, pour trouver dans quelle direction aller, tu dois nécessairement définir des objectifs clairs pour te rendre vers un cap précis. Pour cela, il va falloir notamment :
- Discuter et valider les objectifs du projet dès le départ ;
- Mettre en place des métriques de succès spécifiques afin de suivre précisément les progrès ;
- Définir les actions à mener en fonction de ces objectifs afin de garantir une avancée cohérente vers les résultats souhaités.
L’élaboration de ces différentes actions permettra d’observer des résultats tangibles dès le départ. La preuve de progrès ainsi qu’une évaluation régulière à travers le suivi des métriques ne pourront que renforcer le sentiment de confiance de la part de ton client.
Une explication simple et claire du déroulé et des livrables
Selon mon expérience, fournir une explication simple et claire du déroulé du projet et des livrables à ton client apporte deux bénéfices essentiels.
Le premier, c’est un parfait alignement entre les attentes de ton client et les tiennes. En exposant avec clarté chaque étape du projet et les livrables, les rôles et responsabilités de chacun sont définis avec précision. Tout comme toi, ton client sait exactement ce qui doit être accompli à chaque phase du projet.
L’autre avantage de cette explication simple, c’est le fait de pouvoir montrer dès le départ à ton client la valeur que tu vas pouvoir apporter dans la réalisation du projet. À travers des livrables concrets, mais aussi la mise en place des premières actions, ton client va vite pouvoir mesurer l’impact bénéfique que tu apportes dans la mission qui t’a été confiée.
Une fois encore, le principe de transparence est au cœur de ce premier rendez-vous d’onboarding.
Le mode de communication idéal entre ton client et toi
Beaucoup d’entrepreneurs font l’impasse sur cet élément pourtant essentiel : le mode de communication. Peut-être est-ce ton cas ? Si oui, tu vas vite te rendre compte que des échanges fluides et efficaces doivent être conditionnés dès le départ.
Mail, téléphone, visio… Le tout est de sélectionner le moyen qui correspondra le mieux à vos attentes communes ainsi qu’aux besoins du projet. Un point essentiel pour garantir des échanges réguliers et de qualité qui permettront une bonne circulation de l’information.
Instaurer un principe de communication clair et structuré présente également l’avantage d’éviter tout malentendu. Tu réduis alors considérablement le risque d’erreur et gagnes un temps précieux en cas d’incertitude. Et, je ne le répéterai jamais assez : ton temps est précieux (et celui de ton client également) !
L’élaboration d’un rétroplanning détaillé
Quoi de mieux qu’un rétroplanning pour structurer l’avancement d’un projet ? Dans mon quotidien d’OBM, c’est un outil incontournable. Et je suis certaine qu’il va également beaucoup t’aider dans la gestion de tes différentes missions. Grâce à lui, tu vas pouvoir dresser avec précision les diverses étapes indispensables dans la réalisation du projet en question.
Il va te permettre notamment :
- De définir des échéances claires pour chaque livrable ;
- D’avoir une vue d’ensemble sur le déroulement du projet et ainsi observer son évolution ;
- D’assurer une gestion proactive à travers la priorisation des différentes tâches ;
- De suivre rigoureusement les délais fixés.
Cette vision claire étape par étape et cette transparence d’échéances vont également inciter chaque personne impliquée dans le projet à s’engager pleinement sur les délais, mais aussi sur les objectifs à atteindre. Un vrai point fort pour garantir l’avancée du projet !
La planification des rendez-vous futurs pour une collaboration sereine
Mon conseil : programme au maximum tes futurs rendez-vous avec ton client. C’est le meilleur moyen d’obtenir une visibilité à long terme tout en assurant un suivi régulier du projet.
En procédant de cette manière, tu vas pouvoir :
- Planifier tes rendez-vous à des moments clés du projet, conformément aux étapes fixées par le rétroplanning ;
- Assurer un suivi cadré et de qualité ;
- Permettre un gain de temps, aussi bien pour toi que pour ton client ;
- Assurer une coordination optimale, notamment si plusieurs personnes doivent être présentes à un même rendez-vous.
Ce principe de planification te permettra de maintenir l’avancement du projet dans la bonne direction.
Un accompagnement pas à pas tout au long du projet
C’est la dernière étape pour réussir ton onboarding. Elle n’en est pas moins essentielle ! Si tu souhaites apporter à ton client un accompagnement sur mesure, ton soutien constant est une valeur primordiale. Écoute, disponibilité, ajustements si nécessaires… autant de points qui vont permettre de renforcer cette relation de confiance indispensable dans toute bonne collaboration.
Cette présence bienveillante rassurera ton client et minimisera un éventuel stress lié à la réalisation des différentes étapes du projet. Alors, n’hésite pas à :
- Répondre à ses préoccupations ;
- Lui apporter un accompagnement proactif en le guidant à travers chaque étape du projet ;
- Lui apporter un réel soutien afin qu’il se sente épaulé ;
- Lui montrer que tu maîtrises l’avancement du projet et la gestion des imprévus.
Des facteurs indispensables pour une collaboration réussie.
Comme tu as pu le voir, un onboarding réussi se base avant tout sur un principe de confiance, mais aussi à travers une réelle organisation. Dans mon quotidien d’OBM, c’est le schéma exact que je suis lorsque j’accueille un nouveau client. N’hésite pas à l’ajuster en fonction de ton activité et de tes missions. Cependant, garde toujours en tête que ces notions de clarté, de vision à long terme et bien sûr de confiance sont la clé d’une relation client-prestataire réussie.
Et si de ton côté tu cherches un partenaire stratégique qui pourra t’accompagner avec transparence dans la réalisation de tes projets, contacte-moi !
