Tu as probablement déjà entendu parler de l’online business manager (ou OBM) et de l’assistante virtuelle. Sauf qu’au moment de choisir le bon soutien, tu n’arrives pas forcément à savoir quelle option est la plus adaptée pour ton business.
En tant que CEO, tu éprouves sûrement ce sentiment de devoir être partout. Entre gestion quotidienne et stratégie de croissance, tu peux vite te sentir débordé. Tu vas alors chercher une personne qui pourra t’épauler dans ton business et te décharger de ce trop-plein de missions à gérer. Oui, mais qui ?
Dans cet article, on va t’aider à y voir plus clair pour que tu puisses faire le bon choix et comprendre les différences entre une OBM et une assistante virtuelle.
Quel est le rôle de l’OBM ?
Ici, je vais te parler de mon rôle, celui d’OBM 🙂.
Si je devais décrire l’OBM en quelques mots, je dirais qu’elle se présente comme un véritable bras droit digital dans ton entreprise. Au-delà du soutien opérationnel qu’elle peut t’apporter, elle tient majoritairement le rôle d’un superviseur qui s’assure que chaque aspect de ton business est aligné avec tes objectifs.
Grâce à la vision globale qu’elle a de ton entreprise, elle va notamment pouvoir t’aider à travers :
- L’optimisation de tes processus
- La gestion de projets
- La supervision des opérations quotidiennes
- La coordination de tes équipes
- Le soutien à la stratégie de croissance et de développement de ton business
- L’aide à la prise de décisions stratégiques
- La mise en place et l’analyse des KPIs (indicateurs clés de performance)
L’objectif en faisant appel à une online business manager, c’est vraiment que tu puisses te concentrer sur ta zone de génie tout en apportant une réelle valeur ajoutée dans ton entreprise.
Le rôle de ton OBM va bien au-delà d’un aspect opérationnel. Elle va t’apporter une vue d’ensemble sur ton business, mais aussi t’épauler au quotidien dans ta prise de décision stratégique. Je résumerai cette idée en disant qu’elle sera le lien entre ta vision stratégique et son exécution au quotidien 🙂.
Quel est le rôle de l’assistante virtuelle ?
Comme tu as pu le voir précédemment, l’OBM va analyser tes processus existants pour pouvoir ensuite t’orienter vers des ajustements qui te feront ensuite gagner en efficacité.
Pour l’assistante virtuelle, c’est différent. Tout comme l’online business manager, elle va te permettre d’économiser du temps dans ta gestion quotidienne, mais pas de la même façon. Je m’explique 😉.
Le rôle de l’assistante virtuelle est avant tout exécutif. Elle suit les consignes que tu lui apportes en s’adaptant à la stratégie et au fonctionnement que tu as fixés au sein de ton entreprise. Elle va donc respecter ta feuille de route et t’aider à alléger ton emploi du temps en prenant en charge des tâches courantes.
La plupart du temps, l’assistante virtuelle va :
- Répondre aux mails
- Gérer l’agenda du CEO
- Mettre en page des documents
- Procéder à la facturation et à l’élaboration des devis
- Répondre aux demandes et gérer la relation client
- Aider à la gestion des réseaux sociaux
- Mettre à jour et organiser les différentes bases de données de l’entreprise
- Etc.
Comme tu peux le remarquer, elle n’intervient pas dans l’aspect stratégique de ton business. En revanche, son poste implique bien d’autres compétences essentielles. La polyvalence, la flexibilité, l’autonomie ainsi que le sens de l’organisation en font notamment partie.
En fonction de l’entrepreneur qui la missionne, elle doit être en mesure de s’adapter au fonctionnement ainsi qu’aux process des différentes structures pour lesquelles elle travaille. Cette notion implique de posséder également une bonne maîtrise technique des outils utilisés par l’entreprise.
Comme tu peux le voir, l’assistante virtuelle doit donc faire preuve d’une réelle efficacité opérationnelle pour pouvoir gérer l’ensemble des tâches qui lui sont confiées 🙂.
OBM et assistante virtuelle : quelles différences ?
Si tu as bien compris les rôles de chacune d’entre elles, tu as sûrement dû remarquer que les principales différences entre une OBM et une assistante virtuelle résident dans :
- La nature des tâches qu’elles accomplissent
- Le niveau des responsabilités qui leur sont confiées.
Elles ne vont donc pas répondre à un même besoin.
Des tâches qui divergent
Comme j’ai pu te l’expliquer précédemment, l’OBM est ton bras droit digital. Elle va dans un premier temps analyser les besoins de l’entreprise puis apporter son expertise en matière d’optimisation des processus. Son rôle consiste à comprendre comment fonctionne ton business pour détecter les éventuels points de blocage, puis te proposer ensuite des solutions pour rendre tout cela plus fluide.
Elle va superviser la mise en place de ta stratégie sur du long terme et s’assurer que chaque action contribue à la croissance de ton entreprise.
À l’inverse, l’assistante virtuelle va prendre en charge les différents travaux du quotidien, comme par exemple, la gestion administrative ou bien d’autres missions d’ordre opérationnel.
Elle est en mesure de t’aider à économiser du temps, mais ne s’implique pas dans la mise en œuvre de ta stratégie globale, ni même dans la gestion d’équipe. Elle peut malgré tout être force de proposition face à la réalisation des missions quotidiennes qu’elle exécute, mais sans pour autant entrer dans la structure profonde de ton business.
Un niveau de responsabilité différent
Comme tu peux le voir, le niveau de responsabilité que requiert le métier d’OBM est relativement élevé. Si tu es entrepreneur, tu es très certainement conscient de l’importance d’une stratégie efficace pour assurer la pérennité de ton business. Sans fondations ou socle solide, ton entreprise peut être en danger. Tu comprends donc mieux le degré d’implication de l’OBM dans ton affaire 😉
Pour pouvoir assurer parfaitement son rôle d’OBM, il est donc essentiel qu’elle présente une expertise spécialisée dans les domaines stratégiques, organisationnels et managériaux.
L’assistante virtuelle va elle aussi pouvoir t’accompagner, mais pas de la même manière. Elle doit être en mesure de s’adapter au fonctionnement que tu as mis en place dans ton entreprise. Connaissance des outils utilisés, capacités organisationnelles, multitasking… Autant de compétences qui lui permettront de t’accompagner avec efficacité dans ta gestion quotidienne. En revanche, elle n’aura pas le même impact que l’OBM sur le développement stratégique de ton entreprise.
Petite précision : certaines assistantes virtuelles présentent une expertise dans un domaine particulier : communication, rédaction de textes, élaboration de newsletters, etc. N’hésite pas à comparer tous ces critères à tes besoins avant d’entamer toute collaboration.
Comment choisir entre une OBM et une assistante virtuelle ?
Je pense que tu visualises désormais les différences essentielles entre une OBM et une assistante virtuelle 🙂. Malgré tout, tu te demandes peut-être encore quel profil choisir en fonction de tes besoins, de tes attentes, mais aussi de la façon dont tu veux développer ton activité.
J’ai donc préparé pour toi une petite liste de questions qui te permettront d’y voir plus clair pour pouvoir prendre ta décision.
- Tu as besoin d’une vision stratégique ou de soutien opérationnel ?
Tu manques de clarté dans ton business ? Tu cherches quelqu’un qui pourra t’aider à prendre du recul, à structurer ton business et à optimiser tes processus pour soutenir ta croissance ? Alors, faire appel à une OBM est la meilleure option pour toi et pour ton entreprise. Son accompagnement te donnera la possibilité de te dégager du temps tout en apportant un cadre et des fondations solides à ton business.
En revanche, si tu es simplement débordé et que tu souhaites déléguer des tâches administratives et répétitives, je te conseille de te tourner davantage vers une assistante virtuelle. Elle te soulagera sur l’exécution des tâches quotidiennes sans entrer dans la gestion globale de ton entreprise.
- Tu veux déléguer la gestion ou seulement des tâches précises ?
Tu cherches quelqu’un qui pourra t’aider à prendre en main la gestion d’équipe, la supervision des projets, et la coordination des différentes parties de ton business ? Dans ce cas, l’OBM est la personne qu’il te faut. Pour résumer, elle t’accompagnera dans la gestion de l’ensemble de ton entreprise.
Par contre, si tu as juste besoin d’aide sur des tâches spécifiques (comme par exemple, gérer ton agenda, répondre à tes emails ou t’aider sur tes réseaux sociaux), alors l’assistante virtuelle sera tout à fait adaptée à ton besoin.
- As-tu besoin d’un soutien ponctuel ou à long terme ?
Si tu as un pic de travail ou des projets à court terme, une assistante virtuelle peut être une excellente solution pour gérer ce surplus temporaire. Bien sûr, elle peut aussi t’accompagner de manière récurrente. Pour autant, le caractère opérationnel des missions qui lui sont confiées ne demandera pas nécessairement un accompagnement sur une longue période.
L’intervention de l’OBM va réclamer quant à elle plus de temps. Son rôle est avant tout basé sur un aspect stratégique qui implique une vision à long terme. Elle va donc pouvoir t’accompagner sur la durée et veiller à ce que chaque aspect de ton entreprise soit optimisé pour assurer une croissance durable.
